Políticas y Uso de Datos

Best People Consulting SAS como empresa socialmente responsable y actuando en concordancia con sus valores corporativos, ha implementado la presente política que desarrolla el tratamiento de los datos personales, en poder de Best People Consulting SAS acompañada de la definición de los mecanismos de actualización de datos, que nos permitirá contar con la información precisa y necesaria para ofrecer a nuestros clientes servicios de Asesoría y Consultoría para formación. De la misma manera, quedan regulados los deberes de Best People Consulting SAS y los derechos del Titular de los datos recolectados y tratados.

Esta política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1733 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y estarán vigentes desde su publicación en la página web www.bestpeople.com.co La misma siempre estará actualizada siendo aplicable la última publicada o puesta a disposición. De producirse modificación alguna en el tratamiento de sus datos Best People Consulting SAS, se procederá a su actualización y nueva publicación por los medios anteriormente descritos. El Titular al diligenciar los formatos establecidos por Best People Consulting SAS o ingresar sus datos en medios electrónicos, está aceptando expresamente la presente Política de tratamiento de datos.

La política de tratamiento de datos personales de Best People Consulting SAS regula:

1. El tratamiento y la finalidad de los datos personales que recolecta.

2. Los derechos de los Titulares de los datos.

3. Los procedimientos establecidos para que los Titulares de los datos puedan ejercer sus derechos.

4. La seguridad implementada para los datos recolectados.

CAPITULO I - CONSIDERACIONES PREVIAS

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La empresa Responsable del Tratamiento es:

· Razón Social: BEST PEOPLE CONSULTING S.A.S.

· Domicilio: Bogotá D.C., Republica de Colombia

· Dirección: Carrera 10 No. 97A- 13 Oficina 202 Torre B

· Email: [email protected]

· Teléfono: 7443426

2. DEFINICIONES.

Para el cumplimiento de las reglas contenidas en la el presente política se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando Best People Consulting SAS envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CAPITULO II TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

3. TRATAMIENTO

El tratamiento que Best People Consulting SAS le dará a los datos personales se realizará con los lineamientos trazados por la Constitución y cumpliendo las siguientes disposiciones:

a) Best People Consulting SAS comunicará a los Titulares, a través de los diferentes medios de recolección la finalidad legítima de la recolección de sus datos personales.

b) Best People Consulting SAS realizará el Tratamiento de los datos personales con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Dicho consentimiento podrá ser otorgado por el Titular por cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, en ese orden de ideas la autorización podrá constar: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conducta inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización.

c) Best People Consulting SAS garantizará el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.

e) Best People Consulting SAS se compromete a no circular datos personales de los Titulares, salvo los datos públicos, en internet u otros medios de comunicación masiva, con excepción de aquellos eventos en los cuales sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a sus Titulares y terceros autorizados.

f) Best People Consulting SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de Tratamiento, en particular evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Best People Consulting SAS no tratará datos los cuales no hayan sido previamente autorizados por el Titular salvo datos de naturaleza pública u otros expresamente previstos por la Ley que no requieran autorización.

h) Best People Consulting SAS se compromete a que todas las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación.

i) Best People Consulting SAS se compromete a que la información que maneja el Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k) Best People Consulting SAS rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicará lo pertinente al Encargado del Tratamiento si es del caso.

l) Best People Consulting SAS informará al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

Best People Consulting SAS realizará el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes cumpliendo las siguientes disposiciones:

a) Best People Consulting SAS responderá y respetará el interés superior y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

b) Best People Consulting SAS valorará la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización a Best People Consulting SAS para el Tratamiento de sus datos personales, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La información recopilada por Best People Consulting SAS, de sus funcionarios, clientes, proveedores, o participantes de procesos formativos, será incorporada en las base de datos con el fin de:

a) Prestación de los servicios ofrecidos por Best People Consulting SAS.

b) Ejecución de los contratos suscritos con Best People Consulting SAS.

c) Servicio al cliente y mercadeo.

d) Envío de información relacionada con novedades relacionadas con sitios web, campañas en Google y Facebook, e-Mail marketing, Publicaciones digitales, Diseño y Medios.

e) Registro de información de proveedores y contratistas.

f) Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que Best People Consulting SAS legítimamente disponga.

g) Compartirla o transferirla a terceros que colaboran con Best People Consulting SAS y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información. En todo caso, esos terceros y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

CAPITULO IV DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Best People Consulting SAS, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, reconoce al Titular de los datos personales los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Best People Consulting SAS, en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Best People Consulting SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por Best People Consulting SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Adicionalmente al Titular de la información, Best People Consulting SAS reconoce que las siguientes personas pueden ejercer los derechos de los Titulares siempre y cuando acrediten su calidad:
a) Causahabientes del Titular.

b) Representante o apoderado del Titular.

c) Por estipulación a favor de otro o para otro.

PARAGRAFO: El Titular debe acreditar su identidad en forma suficiente.

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, Y RECLAMACIÓN

8. DERECHO DE ACCESO.

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, Best People Consulting SAS debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

a) Que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b) Que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c) Supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de Best People Consulting SAS de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

9. CONSULTAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Best People Consulting SAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales Best People Consulting SAS garantiza habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Para el ejercicio de este derecho el Titular o su causahabiente deberán tener en cuenta las siguientes disposiciones:

a) El Titular o su causahabiente deberá enviar la correspondiente solicitud escrita a la oficina de Best People Consulting SAS ubicada en la Carrera 10 # 97ª-13 Oficina 202 Torre B de la ciudad de Bogotá D.C. de lunes a viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM., o por vía correo electrónico a [email protected]

Observación: Para las solicitudes enviadas por correo electrónico Best People Consulting SAS se reserva el derecho de solicitar la entrega de la solicitud de forma física en la dirección previamente mencionada.

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c) La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) La descripción clara y precisa de la consulta.

(v) Firma, número de identificación y huella.

d) Una vez Best People Consulting SAS reciba la comunicación escrita en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo, deberá atender la consulta.

e) En el evento en que no fuera posible atender la consulta dentro del término señalado anteriormente, Best People Consulting SAS le enviará una comunicación por escrito al Titular o su causahabiente a la dirección informada en la solicitud comunicándole que no es posible atender su consulta indicándole una nueva fecha en la cual ésta le será resuelta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial para contestar la consulta.

10. ATENCIÓN DE RECLAMOS.

Los reclamos proceden cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de Best People Consulting SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de Best People Consulting SAS y cuando se desea revocar la autorización. La queja presentada por el Titular o sus causahabientes será tramitada bajo las siguientes disposiciones:

a) El Titular o su causahabiente deberá enviar la correspondiente solicitud escrita a la oficina de Best People Consulting SAS ubicada en la Carrera 10 # 97 A-13 Oficina 202 Torre B de la ciudad de Bogotá D.C. de lunes a viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM., o por vía correo electrónico a [email protected]

Observación: Para las solicitudes enviadas por correo electrónico Best People Consulting SAS se reserva el derecho de solicitar la entrega de la solicitud de forma física en la dirección previamente mencionada.

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c) La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.

(vii) Firma, número de identificación y huella.

d) Si el reclamo resulta incompleto, Best People Consulting SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. SUPRESIÓN DE DATOS.

Best People Consulting SAS garantizará a los Titulares o a sus causahabientes, la supresión de sus datos, la cual se regirá por las siguientes disposiciones:

a) El Titular o su causahabiente deberá enviar la correspondiente solicitud escrita a la oficina de Best People Consulting SAS ubicada en la Carrera 10 # 97 A-13 Oficina 202 Torre B de la ciudad de Bogotá D.C. de lunes a viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM., o por vía correo electrónico a [email protected]

Observación: Para las solicitudes enviadas por correo electrónico Best People Consulting SAS se reserva el derecho de solicitar la entrega de la solicitud de forma física en la dirección previamente mencionada.

b) La solicitud debe contener la siguiente información:

(i) La identificación del Titular.

(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de
contacto).

(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

(iv) Firma, número de identificación y huella.

c) La solicitud de supresión de datos no procede en el evento en que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

d) El Titular tiene el derecho, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando: considere que los mismos no están siendo tratados conforme a la ley, hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

e) La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Best People Consulting SAS

f) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y Best People Consulting SAS puede negar el ejercicio del mismo cuando:

(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

12. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Best People Consulting SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de forma similar al procedimiento señalado para el apartado de consultas, al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Best People Consulting SAS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que consideren pertinentes

Para éstos efectos, Best People Consulting SAS podrá utilizar los mismos servicios de atención, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

CAPITULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Best People Consulting SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

15. PERSONAL ENCARGADO PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

Best People Consulting SAS designa a Nathalia Merchán ([email protected]) para que se encargue de la protección de los datos personales, tramitará las solicitudes de los Titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de los mismos.

16. CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS EMPRESARIALES.

Best People Consulting SAS se compromete a informar a los Titulares sobre cualquier cambio sustancial en las políticas empresariales para la protección y manejo de datos e información personal de clientes antes de implementar las nuevas políticas. En el evento en que los cambios introducidos hagan referencia a la finalidad del Tratamiento, Best People Consulting SAS se compromete a obtener la autorización correspondiente por parte del Titular.

17. VIGENCIA.

La política empresarial para la protección y manejo de datos e información personal de clientes implementada por Best People Consulting SAS rige a partir del 1 de noviembre de 2016.